Consultare i documenti di archivio

Tutti i cittadini possono consultare i documenti d’archivio secondo i modi previsti dalla legge

L’archivio storico del Comune di Legnano risale agli inizi del XVII secolo ed è conservato nella sede di Palazzo Malinverni.

Come stabilito dal “Codice per i beni culturali” (D.Lgs. 42/2004), i documenti conservati negli archivi pubblici sono liberamente consultabili da chiunque liberamente e gratuitamente, nei limiti previsti dalla legge, che riguardano due tipologie principali di documenti: 

• quelli di carattere riservato relativi alla politica interna ed estera dello Stato, che sono consultabili 50 anni dopo la loro data di formazione; 
• quelli contenenti dati personali e sensibili, ovvero tutte quelle informazioni atte a rivelare l’origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche o l’appartenenza sindacale; i dati genetici, i dati biometrici intesi a identificare in modo univoco una persona fisica, i dati relativi alle condanne penali e ai reati o a connesse misure di sicurezza: tutti questi dati sono consultabili dopo 40 anni dalla loro formazione. 

Infine, i dati relativi alla salute o alla vita sessuale o all’orientamento sessuale della persona e quelli relativi a rapporti riservati di tipo familiare sono consultabili dopo 70 anni.

Va precisato che la consultazione per finalità di ricerca è sottoposta alla disciplina contenuta nelle “Regole deontologiche per il trattamento ai fini di archiviazione nel pubblico interesse o per scopi di ricerca storica pubblicate ai sensi dell’art. 20, comma 4, del D.Lgs.10 agosto 2018, n. 101”, la cui conoscenza è un requisito per l’accesso all’archivio

La ricerca avviene tramite gli elenchi ed inventari disponibili sul sito archivio archivio.comune.legnano.mi.it e, con il supporto degli addetti all’archivio sugli altri elenchi non ancora pubblicati. La consultazione degli atti avviene all’interno dei locali dell’ufficio Protocollo / Archivio negli orari di apertura al pubblico, sotto la sorveglianza del personale addetto.

In generale, se le condizioni delle carte lo consentono, si preferisce realizzarne una copia digitale, che viene messa a disposizione sul sito dell’archivio: infatti, l’obiettivo è di rendere digitale e liberamente consultabile online l’intero complesso archivistico. 

Va precisato però che non tutti i fascicoli sono immediatamente digitalizzabili a causa del loro stato di conservazione o del loro formato o della loro dimensione, tutti elementi che richiedono interventi più complessi. In questi casi, se occorre la riproduzione, si valuta con l’ufficio come intervenire.

L’accesso ai documenti richiesti e, se le condizioni delle carte lo permettono, la loro riproduzione digitale

Entro 30 giorni dalla presentazione della richiesta di accesso, dietro autorizzazione del Dirigente competente, l'ufficio contatterà il richiedente per fissare un appuntamento per la consultazione dei documenti

La riproduzione degli atti in formato digitale e la loro riproduzione fotografica a carico dell’utente è gratuita.

La consultazione è sottoposta alle seguenti condizioni:

• I documenti contenuti nei fascicoli devono essere consultati e ricollocati nell’esatto ordine in cui si trovano; 
• è vietata l’apposizione di segni, a penna o a matita, l’asportazione o la distruzione di atti;
• è vietato l’accesso diretto ai locali di deposito;
• i documenti non possono, per nessun motivo, essere portati al di fuori dal Municipio, salvo i casi disciplinati dalla legge e dietro specifica autorizzazione della Soprintendenza Archivistica (es. mostre);
• la consultazione e la modalità di riproduzione dei documenti è subordinata alla valutazione sul loro stato di conservazione